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27

Nov 2020

Beratungswerkstatt „Interne Führung und Kommunikation in Krisenzeiten“

Wie sorgen Führungskräfte für eine gute Kommunikation im Team, wie können sie ihre Teammitglieder abholen und einbinden – auch in der virtuellen Zusammenarbeit? Das war Thema unserer Beratungswerkstatt, die Trainerin Darina Doubravova für den Familienpakt Bayern durchführte.

Arbeiten im Home-Office ist für viele durch Corona zu einem „New Normal“ geworden. Mittlerweile sind Unternehmen und Betriebe erprobt darin, selbst größere Meetings virtuell durchzuführen. Warum nicht diese Errungenschaft in die Zeit nach Corona retten? Denn Fakt ist: Wir müssen noch einige Zeit vorsichtig sein und aktiv dazu beitragen, Infektionsketten zu durchbrechen. Ein Zurück zu einer durchgängigen Präsenzkultur im Büro wird es erst einmal und auch nach Beruhigung der Situation nicht geben.

In ihrem Impulsvortrag im Rahmen der Beratungswerkstatt stellte Darina Doubravova dar, wie Führungskräfte auch auf Distanz eine gute Zusammenarbeit fördern können.

Vertrauen ist das A und O

Die wichtigste Zutat für Führung auf Distanz ist Vertrauen: Darin, dass Beschäftigte arbeiten, auch wenn sie nicht unter ständiger Beobachtung stehen. Manche tun das sogar effizienter als im Büro. Gute Strukturen und eine umsichtige Führung helfen ihnen, sich eingebunden zu fühlen und motiviert zu bleiben. Das Motto sollte sein „Vertrauen statt Kontrolle“.

Förderlich sind dabei kurzfristige Ziele und eine klare Zuordnung von Aufgaben. Darüber hinaus helfen folgende Maßnahmen bei der Zusammenarbeit:

  • Technik-Check: Immer wieder zu Beginn abfragen, ob alles funktioniert und jeder mit der Technik zurechtkommt
  • Regelmäßige Kommunikation: tägliche oder regelmäßige „Standups“, bei denen auch Befindlichkeiten abgefragt werden
  • Regeln mit dem Team erarbeiten: Das betrifft z. B. Arbeitsbeginn und -ende, Kernzeiten, Vertretungsregeln sowie Abmeldung, etwa für Pausen
  • Verantwortung definieren: Wer hat wofür „den Hut auf?“
  • Bearbeitungs- und Reaktionszeit festlegen: Wie schnell muss auf Mails oder Chat-Nachrichten geantwortet werden?
  • Wissensstände teilen: Welches Projekt hat welchen Stand, welche neuen Informationen gibt es?

 

Fit in der zweiten Welle

Ein großer Teil des Impulsvortrags drehte sich um die spezielle Situation, die Teammitglieder in der zweiten Welle erleben. War im Frühjahr vor allem noch die Frage, ob die Technik funktioniert, geht es jetzt mehr um Nachhaltigkeit. Die Frage ist, wie eine neue Normalität aussehen kann und wie alle dabei gesund bleiben.

Wir leben in Zeiten außergewöhnlicher Unsicherheiten, was unsere täglichen Lebensbedingungen, unsere psychologische Sicherheit und unsere ökonomische Zukunft betrifft. Das kann sehr belastend sein. Es stresst uns nicht punktuell, sondern dauerhaft und kann zu körperlichen Beschwerden und kognitiven Einschränkungen führen.

Was bedeutet das für Führungskräfte? Ein wichtiger Grundsatz lautet: Nur, wer gut für die eigenen Gesundheit sorgt, kann andere unterstützen. Denken Sie an die Sicherheitseinweisung im Flugzeug, wenn es um die Sauerstoffmasken geht: Erst die Maske selbst aufsetzen und dann anderen helfen.

Psychologische Sicherheit

Jetzt ist es besonders wichtig, psychologische Sicherheit zu vermitteln. Sicher fühlt sich, wer Ideen äußern, Fehler zugeben und andere Sichtweisen einbringen kann, ohne Nachteile zu erfahren.

Anderen Meinungen und Beobachtungen Raum zu geben, ist gerade in Krisenzeiten extrem wichtig. Ein Beispiel: Manche Beschäftigte fühlen sich derzeit unsicher und vermeiden es, ins Büro oder zu Präsenzveranstaltungen zu kommen. Anderen dagegen macht das nichts aus. Hier gilt es alle abzuholen und alle Befindlichkeiten gelten lassen – ohne Nachteile, Diskussionen oder Verurteilung.

Unsere Tipps für die virtuellen Zusammenarbeit

Vertrauen ist das A und O. Folgende Tipps können Sie berücksichtigen, wenn Sie bei Teammitgliedern das Gefühl des Vertrauens fördern möchten:

  • Anerkennung
  • Wertschätzung (gesehen werden)
  • Aufrichtiges Interesse: Nachfragen und Zuhören
  • Meinung von anderen gelten lassen
  • Selbst Fehler zugeben
  • Für klare Ziele sorgen - denn sich nichts vorzunehmen, sorgt für Orientierungslosigkeit

Ob im Büro oder virtuell: Wo Menschen zusammenarbeiten, kann es Konflikte geben. Doch bei der virtuellen Zusammenarbeit kommt vieles zu kurz: Der Austausch beim Essen, der kleine Scherz bei der Begegnung im Flur. Das lässt sich nicht ersetzen.

Einen Tipp hat Darina Dobravova hier parat, um das Risiko von Konflikten zu minimieren: Führen Sie zu Beginn von virtuellen Konferenzen einen „Check In“ durch: Jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer sagt zum Beispiel „Woran arbeite ich gerade, was kann mich hindern“. Das helfe oft, um bestimmte Dinge anzusprechen.

Noch immer haben manche Teilnehmerinnen oder Teilnehmer in Videokonferenzen Hemmungen, das Wort zu ergreifen. Der Rat von Darina Doubravova: Laden Sie Mitarbeitende aktiv ein, sich zu äußern. So können Sie zum Beispiel alle nach einer bestimmten Reihenfolge zu Wort kommen lassen.

Betreiben Sie eine Retrospektive und fragen Sie alle, wie es ihnen mit den virtuellen Formaten geht. Vorbehalte, sich an Diskussionen zu beteiligen, eigene Standpunkte zu vertreten und ggf. Kritik zu äußern, können mit etwas Übung auch virtuell überwunden werden. 

Und manchmal kann es trotzdem sinnvoll sein, sich auch mal wieder „live“ zu treffen, denn virtuelle Formate können nicht alles ersetzen.

Was ist eine Beratungswerkstatt?

Die Beratungswerkstatt ist kein Vortrag, sondern ein innovativer Methodenmix aus Impulsvortrag und moderiertem Austausch. Der Familienpakt Bayern bietet dieses Format zum Wissenstransfer und Netzwerken seit Juni 2020 an. Eine Beratungswerkstatt lebt davon, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sich einbringen, von ihren Herausforderungen berichten und sich gegenseitig beraten. Das Format ist interaktiv und  lehnt sich an die Methode der kollegialen Beratung an. Hier sind die Ideen und Erfahrungen aller Beteiligten gefragt.

 

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