Maßnahmen
Familienfreundliche Urlaubsgestaltung
Familienfreundliche Urlaubsregelungen ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Erholungszeiten und Arbeitszeiten besser mit familiären Verpflichtungen zu vereinbaren. Durch klare Vertretungsregeln, flexible Modelle und transparente Planung werden nicht nur Bedürfnisse von Beschäftigten berücksichtigt, sondern auch betriebliche Abläufe gesichert. Zur Umsetzung empfehlen wir folgende Maßnahmen:
- Urlaubsoptionen: Indem Mitarbeitende ihre Urlaubszeiten besser mit den Schulferien ihrer Kinder abstimmen können, werden familiäre Verpflichtungen planbarer und ungeplante Fehlzeiten reduziert. Transparente Urlaubsregelungen stärken zudem das Verständnis im Team und helfen, Konflikte zu vermeiden.
- Flexible Urlaubsregelungen: Sofern es die betriebliche Lage zulässt, können Mitarbeitende in akuten familiären Notsituationen ihren regulären Urlaubsanspruch auch kurzfristig nutzen, ohne lange Vorankündigungsfristen einhalten zu müssen. Das stärkt das Vertrauen in das Unternehmen oder den Betrieb, unterstreicht dessen Fürsorge und sorgt dafür, dass zusätzliche Freistellungen oder Krankmeldungen vermieden werden können.
- Vertretungsregelungen: Klare Vertretungsregelungen schaffen Verlässlichkeit im Team und stellen sicher, dass Aufgaben bei Abwesenheiten wie Urlaub und Eltern- oder Pflegezeiten reibungslos übernommen werden. Dazu gehören eindeutig definierte Zuständigkeiten, eine faire Arbeitsverteilung sowie abgestimmte Absprachen innerhalb des Teams. Der ergänzende Einsatz digitaler Planungstools erhöht dabei die Transparenz über Arbeitszeiten und offene Aufgaben und erleichtert die Kompensation kurzfristiger Ausfälle. So wird das Abwesenheitsmanagement effizienter, der Teamzusammenhalt gestärkt und eine schnelle Aufgabenverteilung ermöglicht.
Weiterführende Links und Informationen
Ratgeber Arbeitszeit
Handlungshilfe Schichtplanung (Institut für Sozialforschung und Sozialwirtschaft e. V., 2019)
Flexible Arbeitszeitmodelle im Überblick (Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, 2019)
Familienbewusste Zeiten/Erreichbarkeiten
Feste Erreichbarkeitszeiten optimieren den Arbeitsfluss und schaffen transparente Kommunikationsprozesse. Gleichzeitig helfen sie, Belastungen durch ständige Verfügbarkeit zu vermeiden. Innerhalb dieser Zeiten sollten auch Besprechungen stattfinden – wann immer es betrieblich möglich ist, idealerweise zu familienfreundlichen Uhrzeiten wie am Vormittag oder frühen Nachmittag, sodass sie gut mit Schul- und Betreuungszeiten vereinbar sind. Für Arbeitgebende bedeutet dies eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden, weniger Fehlzeiten und eine gesteigerte Leistungsfähigkeit. Zur Umsetzung von familienbewussten Zeiten könnten folgende Maßnahmen hilfreich sein:
- Kernarbeitszeiten: Besprechungen während der Kernarbeitszeiten helfen, die Anforderungen aus Familie und Beruf zu kombinieren und unnötige Kollisionen zu vermeiden.
- Schichtplanung: Durch die Berücksichtigung der familiären Situation Ihrer Mitarbeitenden lassen sich Schichten effizienter und planbarer gestalten. Flexible Schichtmodelle, kombiniert mit verlässlicher Planung und Möglichkeiten zum Schichttausch, reduzieren kurzfristige Ausfälle, fördern die Mitarbeitermotivation und steigern die Produktivität im Team.
- Flexible Arbeitszeitmodelle: Durch die Möglichkeit, Arbeitszeiten flexibel zu gestalten, können Mitarbeitende ihre Arbeit besser mit Betreuungs- oder Pflegeaufgaben vereinbaren. Dies erhöht die Motivation und Bindung der Mitarbeitenden, reduziert Fehlzeiten und steigert langfristig die Attraktivität und Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens oder Betriebs.
- Teilnahme für Teilzeitkräfte: Indem Meetings innerhalb der regulären Arbeitszeiten von Teilzeitkräften stattfinden, wird Transparenz und Beteiligung im Team gefördert, was die Zusammenarbeit stärkt und Effizienzgewinne sichert.
- Frühzeitige Kommunikation: Eine rechtzeitige Bekanntgabe von Besprechungszeiten ermöglicht Mitarbeitenden eine bessere Planung und reduziert Ausfälle oder kurzfristige Engpässe. Dies unterstützt einen reibungslosen Ablauf und stabilere Arbeitsprozesse.
- Erreichbarkeit: Feste Zeiten für die Erreichbarkeit erleichtern die Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben, tragen zu weniger Unterbrechungen bei und fördern gleichzeitig die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden.
- Vorbilder schaffen: Führungskräfte können durch ein bewusstes Vorleben von Erreichbarkeitszeiten dazu beitragen, eine Kultur des respektvollen Umgangs mit privater Zeit zu fördern. Dies unterstützt die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden und wirkt sich positiv auf das Teamklima aus.
Weiterführende Links und Informationen
Regelung für ein familienfreundliches Besprechungsmanagement (Zentrum für Umweltforschung, 2021)
Rechtliche Erreichbarkeitsregelungen (IHK, o. D.)
Tipps zur Kommunikation und Employer Branding (Familienpakt Bayern, 2025)
Ratgeber Arbeitszeit
Famillienbewusste Regelungen (Deutsche Mittelstandschutz, 2024)
Optimierung der Arbeitswege
Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden durch Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitswege. Mitarbeitende profitieren dabei von reduzierten Pendelzeiten und/oder geringeren Transportkosten. Zudem führt ein nachhaltiger Umgang mit Ressourcen, durch z. B. Fahrgemeinschaften und die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, zu einem positiven Unternehmens- bzw. Betriebsimage und einem Beitrag zum Umweltschutz. Maßnahmen, die wir empfehlen sind:
- Flexibilität bei Arbeitswegen: Die Nutzung mobiler Arbeitsformen kann Pendelzeiten reduzieren und Mitarbeitenden mehr Zeit für Familie und Erholung ermöglichen.
- Poolfahrzeuge: Firmenfahrzeuge können von mehreren Mitarbeitenden gemeinsam genutzt werden, ohne einer einzelnen Person dauerhaft zugeordnet zu sein. Je nach Vereinbarung ist unter Umständen auch eine private Nutzung möglich, was Flexibilität und Attraktivität des Angebots erhöht.
- Fahrgemeinschaften und ÖPNV-Förderung: Die Bildung von Fahrgemeinschaften sowie Zuschüsse oder Tickets für den öffentlichen Nahverkehr erleichtern den Mitarbeitenden den Arbeitsweg, reduzieren Stress und Kosten und leisten gleichzeitig einen Beitrag zu umweltfreundlicher Mobilität.
Weiterführende Links und Informationen
Mobilität in Deutschland (Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur, 2025)
Längerfristige Auswirkungen von New Work auf die Mobilität der Menschen in Bayern (vbw, 2025)
Freiwillige Sofortmaßnahmen
Freiwillige Sofortmaßnahmen sind hilfreiche Instrumente, mit denen Unternehmen und Betriebe ihre Mitarbeitenden bei unerwarteten Engpässen kurzfristig unterstützen können. Sie ermöglichen schnelle Reaktionen, beispielsweise bei Betreuungsengpässen oder unvorhergesehenen Notfällen im privaten Umfeld, und reduzieren so längerfristige Ausfälle im Unternehmen oder Betrieb. Als sinnvolle Ergänzung zu gesetzlich geregelten kurzfristigen Freistellungen bieten Notfallregelungen Unternehmen und Betrieben die Möglichkeit, flexibel auf unvorhergesehene familiäre oder persönliche Situationen zu reagieren. Sie können individuell gestaltet werden und erlauben Mitarbeitenden, ihre Arbeit in dringenden Fällen kurzfristig zu unterbrechen und flexibel wieder aufzunehmen. Dazu zählen beispielsweise die Option auf Homeoffice oder die Nutzung von Eltern-Kind-Zimmern bei plötzlichen Betreuungsengpässen, wodurch der komplette Ausfall von Personalressourcen erheblich abgefedert werden kann. Anzumerken ist jedoch, dass auf solche Maßnahmen grundsätzlich kein gesetzlicher Anspruch besteht, da die gesetzlichen Freistellungsrechte (z. B. nach § 616 BGB oder PflegeZG) nur eng umrissene Fälle abdecken. Notfallregelungen stellen daher freiwillige Angebote des Arbeitgebers dar, die in der Regel individuell und situativ entschieden werden. Um Klarheit und Transparenz zu schaffen, empfiehlt es sich, diese Möglichkeiten intern schriftlich festzuhalten und die Belegschaft über deren Charakter als freiwillige Zusatzleistung zu informieren. Ferner können Mitarbeitende im Einvernehmen eine unbezahlte Freistellung vereinbaren, um sich vollständig auf die Bewältigung eines Notfalls konzentrieren zu können. Meist treten familiäre Notfälle kurzfristig und überraschend auf. Um als Betrieb oder Unternehmen mit passenden Notfallregelungen reagieren zu können, gilt es u. a. Folgendes zu berücksichtigen:
- Schnelle Kommunikation: Um sicherzustellen, dass kurzfristig anfallende Arbeitslast im Team aufgefangen werden kann, ist ein effizienter, transparenter und schneller Kommunikationsprozess notwendig, z. B. über eine zentrale Kommunikationsplattform in ihrem Unternehmen oder Betrieb.
- Teamunterstützung: Teamarbeit ist ein zentraler Faktor, um unvorhersehbare Herausforderungen zu meistern und Mehrarbeit erfolgreich bewältigen zu können. Es ist daher hilfreich, wenn Sie als Arbeitgeber die Zusammenarbeit in Ihrem Team stärken.
- Klare Notfallrichtlinien: Richtlinien für den Umgang mit Notfällen ermöglichen in der konkreten Situation eine schnelle und unbürokratische Anpassung der Arbeitszeiten oder -orte.
- Aufgabenpriorisierung: Um den Wiedereinstieg beispielsweise nach der Eltern- oder Pflegezeit möglichst effizient zu gestalten, ist es hilfreich Ihre Mitarbeitenden über passende Wiedereinstiegsmaßnahmen, z. B. durch Informationsveranstaltungen oder Workshops, zu informieren
Homeoffice
Homeoffice ist mehr als ein Instrument zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf – es steigert die Effizienz im Unternehmen oder Betrieb und erhöht die Attraktivität als Arbeitgeber. Durch die Möglichkeit, flexibel von zu Hause zu arbeiten, profitieren Mitarbeitende von reduzierten Pendelzeiten und gewinnen mehr Zeit für familiäre Verpflichtungen. Gleichzeitig können Erleichterungen geschaffen werden, die die Vereinbarkeit von Beruf und Familie unterstützen und sich positiv auf die Erfüllung beruflicher Aufgaben auswirken. Homeoffice fördert zudem die Zufriedenheit und Produktivität der Belegschaft und erleichtert es, qualifizierte Arbeits- und Fachkräfte auch aus weiter entfernten Wohnorten für Unternehmen und Betriebe zu gewinnen. Dabei ist zu beachten, dass Homeoffice nicht für alle Tätigkeiten gleichermaßen möglich ist und der Umfang je nach Aufgabenbereich variieren kann. Um Homeoffice optimal in Ihrem Unternehmen oder Betrieb umsetzten zu können, sind folgende Punkte zu beachten:
- IT-Ausstattung: Durch die Bereitstellung geeigneter IT-Ausstattung und die Förderung der notwendigen Kenntnisse können Mitarbeitende im Homeoffice produktiv arbeiten. Dies steigert die Leistung, reduziert Rückfragen und Ausfallzeiten und sorgt für reibungslose Arbeitsabläufe.
- Klare Kommunikationskanäle: Transparente Kommunikationswege erleichtern die Aufgabenverteilung und fördern Eigenverantwortung im Team. Dadurch lassen sich Prozesse gezielt steuern, Missverständnisse vermeiden und die Zusammenarbeit insgesamt verbessern.
- Raumressourcen optimieren: Eine flexible Nutzung von Büroflächen ermöglicht es, den vorhandenen Platz effizient einzusetzen und an wechselnde Anforderungen anzupassen. Tools zur Platzbuchung unterstützen eine optimale Steuerung und tragen zu Kosteneinsparungen sowie einer besseren Ressourcenauslastung bei.
Weiterführende Links und Informationen
Arbeitsrecht Homeoffice (Bundesministerium für Arbeit und Soziales, o. D.)
Verbreitung und Auswirkung von mobiler Arbeit und Homeoffice (Bundesministerium für Arbeit und Soziales, 2020)
Mobiles Arbeiten (Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend, o. D.)
Jobsharing
Jobsharing kann Unternehmen und Betrieben die Möglichkeit bieten, eine Vollzeitstelle flexibel auf zwei Teilzeitkräfte zu verteilen. Dies entlastet die Mitarbeitenden zeitlich, unterstützt sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie und erhöht gleichzeitig ihre Zufriedenheit und Motivation. Für das Unternehmen oder den Betrieb ergeben sich daraus konkrete Vorteile: Durch die geteilte Verantwortung wird die Kontinuität in den Aufgabenbereichen gesichert, während das Team von einem breiteren fachlichen Wissen profitiert, da sich die Mitarbeitenden gegenseitig ergänzen. Darüber hinaus steigert Jobsharing die Flexibilität bei der Einsatzplanung, reduziert das Risiko von Engpässen und trägt insgesamt zu einer höheren Produktivität und stabileren Arbeitsabläufen bei. Inwiefern Jobsharing als Modell in Frage kommt, ist abhängig von den jeweiligen betrieblichen Rahmenbedingungen. Maßnahmen, die den Erfolg von Jobsharing fördern, sind unter anderem:
- Geteilte Verantwortung: Mitarbeitende können gemeinsam die Verantwortung einer Vollzeitstelle übernehmen (§ 13 TzBfG). Dies ermöglicht insbesondere Fach- und Führungskräften, anspruchsvolle Aufgaben auch in reduzierter Arbeitszeit effizient zu bewältigen, ohne dass das Unternehmen oder der Betrieb an Leistung verliert.
- Flexibilität bei der Arbeitszeitverteilung: Die Aufteilung der Arbeitszeit kann an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden (z. B. 50/50, 60/40 oder 70/30). Dies erhöht die Zufriedenheit, reduziert Fehlzeiten und sorgt für eine konstante Erledigung wichtiger Aufgaben.
- Abstimmung und Kommunikation: Durch klare Absprachen im Team, transparente Aufgabenverteilung und regelmäßige Übergaben werden reibungslose Abläufe gewährleistet und Kompetenzlücken vermieden.
Weiterführende Links und Informationen
Jobsharing: Vorteile und Nachteile von Arbeitsplatzteilung erklärt (Redaktion Personalwissen, 2024)
Führung in Teilzeit (Fraunhofer, 2016)
Führen in Teilzeit und im Tandem (Bayerisches Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales, 2024)
